ChatGPTで営業日報を要約する｜見るべき数字が出る

結論を先に書きます。ChatGPTは日報1件の要約なら人間より速く正確にこなします。週次で全員分を横断集計するのも、日報の形式を先に揃えれば実用になります。破綻するのは「先月と比べてどうか」という時系列比較です。過去の日報を毎回全部貼り直さない限り、AIは比較する材料を持っていません。この記事では、できる範囲のプロンプトを6本全文で公開し、できない範囲を正直に線引きします。

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この記事で分かること

• 営業日報のAI活用が3つのレイヤーに分かれ、レイヤーごとに難易度が違う理由

• レイヤー1・2で使えるプロンプト6本の全文

• 要約の前に直すべき日報の入力項目テンプレ（コピペ可）

• 失注理由を集計可能にする固定分類表（コピペ可）

• レイヤー3（時系列比較）でChatGPTが破綻する仕組み

• 記録と分析を同じ場所に置く手段10種の比較表（2026年8月6日 公式サイト確認）

1. 日報が読まれない構造を、先に直す

プロンプトの話に入る前に、身も蓋もない事実から書きます。日報が読まれないのは、上司が怠慢だからではありません。読んでも次の行動が決まらないからです。

営業5人が毎日1本書けば、月に約100本。1本3分で読んでも5時間かかります。5時間かけて得られるものが「みんな頑張っている」という感想だけなら、読むのをやめるのが合理的な判断になります。

ここでAI要約に飛びつくと、「読まれない日報の要約」が生まれるだけで終わります。100本を10本に圧縮しても、次の行動が決まらないなら同じことです。

だから順番はこうなります。

1. 日報から何を決めたいのかを先に決めます（例：今週どの案件に上長が同行するか）

2. その判断に必要な項目を、日報のフォーマットに入れます

3. その項目だけをAIに集計させます

この順番を守ると、要約は「読み物」ではなく「意思決定の材料」になります。以下はすべてこの前提で書いています。

2. 独自の分類軸：日報のAI活用は3レイヤーに分かれる

営業日報×ChatGPTの記事は「要約プロンプト」を1本載せて終わることが多いです。しかし実務で詰まる場所は、要約そのものではなく、集計と比較にあります。必要な材料が段階ごとに増えていくからです。

レイヤー1：1件要約（材料＝日報1本）

日報1本を読んで、要点・決定事項・次のアクション・懸念を抜き出します。ChatGPTが最も得意な領域で、専用ツールとの差はほぼありません。入力が1本なので、貼るのも一瞬です。

この層でできること：要約、構造化、抜けの指摘、1on1用のコメント案、顧客への返信文の下書き。

レイヤー2：週次横断（材料＝今週の全員分）

5人×5営業日＝25本を一度に渡して、案件別・担当者別に集計します。これは条件付きで実用になります。条件は2つです。

• 日報の書式が揃っていること。自由記述だけの日報は、25本渡しても集計できません。「A社の件、進捗あり」と「A商事様 提案書提出済」を同じ案件として名寄せするのは、AIにとっても人間にとっても難しいです

• 1回の入力に収まること。25本が長文なら分割が必要になり、分割すると全体の集計が崩れます

この層でできること：案件別の進捗一覧、失注理由の集計、動きのない案件の検出、同行が必要な案件の抽出。

レイヤー3：時系列比較（材料＝過去数か月の全件）

「先月と比べて訪問数はどうか」「この失注理由は増えているのか」「この担当者の商談単価は上がっているか」。ここでChatGPTは破綻します。理由は5章で詳しく書きます。

この層に必要なのは、AIの賢さではなくデータの蓄積場所です。

3レイヤーの比較

この記事のプロンプトはすべてレイヤー1と2のものです。レイヤー3を無理にプロンプトで解こうとすると、それらしい数字が出てきますが検算が合いません。それが最も危険な状態になります。

3. 【コピペ可】要約する前に、日報の入力項目を直す

レイヤー2を実用にする鍵は、プロンプトではなく入力側の書式にあります。以下は営業日報の最小項目セットです。Googleフォーム、スプレッドシート、SFAの入力項目、どれに移しても構いません。

■ 営業日報 入力項目テンプレート（最小12項目）

【固定項目：毎回必ず埋める】
1. 日付                    : 2026-08-06 の形式（和暦・略記を禁止）
2. 担当者名                : 姓名フルネーム（表記ゆれを防ぐため固定）
3. 顧客名（正式名称）      : 「株式会社〇〇」まで書く。略称禁止
4. 案件ID または 案件名    : 同じ案件は必ず同じ文字列を使う ★最重要
5. 活動区分                : 新規訪問 / 再訪 / オンライン商談 / 電話 / メール / 社内
6. 商談フェーズ            : 初回接触 / ヒアリング / 提案 / 見積 / 稟議中 / 受注 / 失注 / 保留
7. 所要時間（分）          : 移動を除く実商談時間
8. 次回アクション          : 動詞で書く（例：見積書を送付する）
9. 次回アクション期限      : 2026-08-13 の形式

【判断項目：埋まらない日は「なし」と書く】
10. 相手から出た懸念      : 相手の言葉に近い形で。要約しない
11. 決裁に関する情報      : 誰が決めるか、いつ決まるか、予算はあるか
12. 失注・保留の理由コード : 下の分類表から1つ選ぶ（該当時のみ）

【自由記述：1項目だけ残す】
13. その他所感            : 上記に収まらないことだけ。ここを長く書かせない

■ 運用ルール
- 項目4（案件名）は絶対に揺らさない。「A社」「A社様」「株式会社A」が混在した瞬間、
  集計は成立しなくなる
- 項目13（所感）を長く書かせない。長い所感は要約はできるが集計はできない
- 項目9（期限）が空欄の日報は、提出を差し戻す。
  期限のない次回アクションは、実行されない

項目4がすべてを決めます。案件名の表記が揺れているだけで、レイヤー2の集計は使い物にならなくなります。AIが名寄せを間違えても、間違えたことが出力から分からないのが厄介な点です。

【コピペ可】失注・保留の理由コード表

自由記述の失注理由は集計できません。先にコードを決めて、そこから選ばせます。

■ 失注・保留 理由コード表（12分類）

L01 予算不足        : 金額が予算の枠に収まらなかった
L02 予算凍結        : 予算そのものが今期取れなかった（金額の問題ではない）
L03 優先順位低下    : 他の施策が優先された。案件の価値は否定されていない
L04 現状維持        : 今のやり方を変えない判断。競合にも負けていない
L05 競合他社に決定  : 他社製品が選ばれた ※どの製品かを併記する
L06 内製に決定      : 社内で作る／既存の仕組みで回す判断になった
L07 機能不足        : 必須要件を満たせなかった ※どの要件かを併記する
L08 導入体制なし    : 買う意思はあるが、社内に運用する人がいない
L09 決裁者に届かず  : 担当者止まりで上に上がらなかった
L10 時期尚早        : 半年〜1年後に再検討の見込み ※再接触時期を併記する
L11 連絡途絶        : 相手からの返信が止まった
L12 その他          : 上記に当てはまらない ※必ず理由を1行書く

■ 使い方
- 1案件につき1コードだけ選ぶ。複数思い当たる場合は「決定打になった1つ」を選ぶ
- L12が全体の15%を超えたら、分類表そのものを見直す合図
- L09・L11が多い場合はプロセスの問題、L05・L07が多い場合は商材の問題として切り分ける

この2つを先に入れると、以下のプロンプトの精度が一段変わります。逆に、これを入れずにプロンプトだけ磨いても効果は薄いです。

4. 【全文掲載】プロンプト6本

【】 の部分だけ差し替えてそのまま使えます。

プロンプト1：日報1件を構造化要約する（レイヤー1）

あなたは営業マネージャーの補佐役です。
以下の営業日報を読み、指定の形式に構造化してください。

【厳守ルール】
1. 日報に書かれていないことを補わない。書かれていない項目は「記載なし」と書く
2. 数値（金額・件数・時間）は日報にある数値だけを使う。丸めない、推定しない
3. 評価コメント（「良い動きです」等）を書かない。事実の整理だけを行う
4. 相手の発言は、日報にある表現を残す。言い換えて要約しない

【日報】
（ここに日報1件を貼る）

【出力形式】

## 1行サマリー
（この日報で最も重要な事実を1文で。40字以内）

## 事実の整理
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 顧客 | |
| 案件 | |
| 活動区分 | |
| 商談フェーズ | |
| 面談した相手（役職） | |

## 相手から出たこと
- 懸念・反論（相手の言葉に近い形で）
- 決裁に関する情報
- 期限・スケジュールに関する情報

## 次回アクション
| # | やること（動詞で） | 期限 | 誰が |
|---|---|---|---|

## 抜けの指摘
以下のうち、日報に書かれていないものを列挙してください。
- 次回アクションの期限
- 決裁者が誰か
- 予算の有無
- 競合の有無
（すべて書かれている場合は「抜けなし」と書く）

プロンプト2：週次で全員分を横断集計する（レイヤー2）

あなたは営業マネージャーの補佐役です。
以下は【2026年8月3日〜8月7日】の営業日報【25】件です。
案件単位で集約し、指定の形式で出力してください。

【厳守ルール】
1. 案件名が完全に一致するものだけを同一案件として扱う。
   表記が違うものを勝手に同じ案件にまとめない。
   似ているが表記が違う組み合わせは「## 名寄せ要確認」に列挙する
2. 件数・時間の合計は、貼られた日報から数えた実数だけを書く。推定しない
3. 出力の最後に「集計対象:〇件 / 読み取れなかった:〇件」を必ず書く
4. 評価・アドバイスを書かない

【日報（25件）】
（ここに全件を貼る）

【出力形式】

## 今週の実数
| 指標 | 値 |
|---|---|
| 日報件数 | |
| 活動件数（活動区分別） | 新規訪問〇/再訪〇/オンライン〇/電話〇/メール〇 |
| 実商談時間の合計（分） | |
| 登場した案件数（ユニーク） | |

## 案件別サマリー
| 案件名 | 担当 | 今週の活動回数 | 最新フェーズ | 次回アクション | 期限 |
|---|---|---|---|---|---|
※フェーズが進んだ案件には「↑」、後退した案件には「↓」を付ける
※週内に一度も動いていない案件はこの表に含めない

## 期限切れ・期限なしの次回アクション
| 案件 | 担当 | アクション | 期限 | 状態（期限切れ/期限なし） |
|---|---|---|---|---|

## 名寄せ要確認
表記が似ているが完全一致しない案件名の組み合わせを列挙してください。
（例：「株式会社A商事」と「A商事」）

## 集計対象
集計対象:〇件 / 読み取れなかった:〇件

「名寄せ要確認」を必ず出させます。ここが空でないうちは、集計値を数字として信じてはいけません。

プロンプト3：失注理由を固定分類で集計する

以下の失注・保留案件について、指定のコード表だけを使って分類してください。
コード表にないコードを作らないでください。

【コード表】
（3章の失注・保留 理由コード表12分類をここに貼る）

【対象データ】
（失注・保留になった案件の日報または理由記述を貼る）

【出力形式】

## 分類結果
| 案件名 | 担当 | 選んだコード | 判断の根拠となった記述（原文の引用） | 迷ったコード |
|---|---|---|---|---|

## 集計
| コード | 件数 | 割合 |
|---|---|---|
※件数0のコードも行として残す

## 判断できなかった案件
記述が不足していてコードを選べなかった案件を列挙し、
何が書かれていれば選べたかを1行で書いてください。

【厳守】
- 「根拠となった記述」は必ず原文からの引用にする。要約しない
- 迷った場合はL12（その他）に逃げず、「判断できなかった案件」に入れる
- 割合は小数第1位まで

プロンプト4：動いていない案件を検出する

以下は【今週】の営業日報と、【現在進行中の案件一覧】です。
案件一覧にあるが今週の日報に一度も登場しなかった案件を検出してください。

【現在進行中の案件一覧】
（案件名・担当・フェーズ・最終接触日 の一覧を貼る）

【今週の日報】
（貼る）

【出力形式】

## 今週動いていない案件
| 案件名 | 担当 | フェーズ | 最終接触日 | 放置日数 | 優先度 |
|---|---|---|---|---|---|
※優先度は以下の基準だけで決める（推測を混ぜない）
  高：フェーズが「見積」または「稟議中」で放置7日以上
  中：フェーズが「提案」で放置14日以上
  低：上記以外

## 上長が動くべき案件（最大3件）
上記のうち優先度「高」から最大3件を選び、
それぞれ「何をすべきか」を動詞1文で書いてください。
3件未満の場合は該当分だけ書き、無理に埋めないこと。

【厳守】
- 案件一覧にない案件を出力しない
- 放置日数は最終接触日からの実日数で計算する

プロンプト5：1on1用の個人別コメントを作る

以下は【担当者名】の今週の日報【5】件です。
週次1on1で本人に渡すためのメモを作ってください。

【厳守ルール】
1. 人格・態度への評価（「意欲が高い」「詰めが甘い」等）を書かない
2. 行動と結果だけを扱う
3. 日報に書かれていない活動を推測しない
4. 改善点は「次にやること」の形にする。指摘のままで終わらせない

【日報】
（貼る）

【出力形式】

## 今週の活動（事実）
| 指標 | 今週の値 |
|---|---|
| 活動件数 | |
| 実商談時間 | |
| 進んだ案件 | |
| 止まっている案件 | |

## うまくいった場面（1〜2件）
日報の記述から、結果につながった行動を抜き出す。原文を引用する。

## 詰まっている場面（1〜2件）
同じ懸念・同じ反論が複数の商談で出ていれば、それを指摘する。
初出の場合は「今週初めて出た論点」と書く。

## 次の1週間でやること（3つまで）
| # | やること（動詞で） | 期限 | 判断基準（できたと言える状態） |
|---|---|---|---|

## 本人に聞くこと（2問）
日報からは読み取れないが、確認が必要な点を2問。

プロンプト6：出力を検査する（数字の捏造チェック）

以下は、営業日報から生成した集計レポートと、その元になった日報です。
レポートの数値と記述が、元データから検証できるかを検査してください。

【生成されたレポート】
（プロンプト2などの出力を貼る）

【元の日報】
（貼る）

【検査項目】
1. レポートに書かれた数値のうち、元データから数え直して一致しないものを列挙
2. レポートに書かれた案件名のうち、元データに存在しないものを列挙
3. レポートに書かれた固有名詞（人名・社名・製品名）のうち、
   元データに存在しないものを列挙
4. レポートに書かれた「相手の発言」のうち、元データに該当記述がないものを列挙
5. レポートに含まれる評価・推測の文を列挙（事実と混ざっていないかの確認）

【出力形式】
## 不一致の検出
| # | レポートの記述 | 元データでの実際 | 深刻度（高/中/低） |
|---|---|---|---|

## 検出なしの場合
「不一致は検出されませんでした」とだけ書く。

【厳守】
- 検査結果を良く見せない。不一致があれば必ず全件出す
- 「おおむね一致」という表現を使わない

プロンプト6は毎回やらなくて大丈夫です。運用を始めた最初の3週間と、プロンプトを変えたときだけで十分です。それでも、一度もやらないまま数字を経営会議に出すのは避けたほうがいいです。

4-7. 週次30分で回す運用手順

プロンプトを持っていても、いつ誰が回すかを決めないと続きません。実際に回すなら、この形が最も手数が少ないです。

月曜の朝、マネージャーが30分だけ確保します。

1. 0〜5分：先週分の日報を集めます。チャットに散っているなら、テキストエディタに順番に貼っていきます。3章のテンプレートで運用していれば、この作業自体が短くなります

2. 5〜12分：プロンプト2を回します。週次の横断集計を出します。出力の最後の「集計対象:〇件 / 読み取れなかった:〇件」を必ず確認します

3. 12〜17分：「名寄せ要確認」を潰します。表記ゆれがあれば、その場で正しい案件名に直します。ここを飛ばすと、翌週の集計も同じ間違いを繰り返します

4. 17〜22分：プロンプト4を回します。動いていない案件を出します。上長が動くべき案件3件を確定させます

5. 22〜30分：3件について、その場で担当者に連絡します。メールでもチャットでも構いません。この5分をやらないなら、前の25分に意味はありません

月に1回だけ、プロンプト3（失注理由の集計）を追加で回します。週次でやると母数が小さすぎて、割合が振れます。

個人別の1on1メモ（プロンプト5）は、マネージャーではなく本人に回させる形もあります。自分の日報を自分で振り返るほうが、指摘として受け取られにくく、続きやすいです。ただしプロンプト5のルール1（人格への評価を書かない）は、本人が回す場合でも外さないほうがいいです。自己評価が感想文になると、次の行動が決まりません。

この30分で扱えるのは、レイヤー1と2までです。「先月と比べてどうか」を毎月の会議で問われる状態になったら、次の章の話になります。

5. レイヤー3（時系列比較）でChatGPTが破綻する理由

「先月と比べて」を頼んだときに何が起きるかを、正確に書きます。

理由1：過去データを保持していない

チャットは会話の文脈を持ちますが、先月の日報100本は、貼らない限りそこにありません。「先月と比べて」と聞けば比較らしい文章は返ります。ですがその比較は、先月のデータを見ずに書かれています。ここが最も危険な点です。出力の見た目からは、材料の有無が分かりません。

理由2：毎回貼り直すのは現実的でない

では貼ればいいかというと、3か月分＝約300本を毎回貼るのは入力量として厳しく、貼れたとしても集計の精度が落ちます。分割して貼ると、分割の境目で合計が壊れます。

理由3：数字が再現しない

同じデータ、同じプロンプトでも、集計値が前回と変わることがあります。時系列の比較では、変化がデータによるものか、生成のブレによるものかを区別できません。「先月より訪問数が12%増えた」という出力が、実際には数え間違いだったという事態が起こります。

理由4：定義が固定されない

「訪問」に電話は含むのか。移動時間は商談時間に入るのか。人間なら毎回同じ定義で数えますが、プロンプトで毎回定義を書き直していると、月によって定義がずれます。定義がずれた時系列は、比較しても意味がありません。

では、どうするか

レイヤー3が必要なら、答えは1つしかありません。日報を、集計できる形で1か所に貯めます。スプレッドシートでもSFAでも構いません。項目が固定され、過去分がそこにあり、同じ計算式で集計されること。この3つが満たされれば、時系列比較は自動的に成立します。

そのうえで、貯めたデータの「読み方」をChatGPTに聞くのは有効です。数え上げは仕組みに任せ、解釈をAIに聞きます。この分担が現実解になります。

6. ChatGPTだけで足りるケースと、足りなくなる条件

6-1. ChatGPTだけで十分なケース

• 営業が1〜3人です。日報の総数が週15本以下で、貼るのが苦になりません

• 見たいのが「今週何が起きたか」だけです。前月比・前年比を経営会議で使う予定がありません

• 案件数が20件以下です。頭の中で全案件を把握できる規模です

• 日報を紙やチャットで運用していて、当面システムを入れる予定がありません

この条件なら、上のプロンプト1〜5をそのまま使えば大丈夫です。追加の投資は要りません。

6-2. 足りなくなる5つの条件

1. 毎週コピペしています。週25本を貼る作業が毎週発生します。5分でも年間で4時間を超えます

2. 前月比を聞かれます。経営会議や取締役会で「先月より良くなったか」を問われた瞬間、レイヤー3が必要になります

3. 数字の説明を求められます。「この12%はどう計算したのか」に答えられないと、レポートは信用されません

4. 人が増えました。営業が5人を超えると、週の日報が長すぎて1回の入力に収まらなくなります

5. 記録と分析の場所が違います。日報はチャット、分析はChatGPT、案件管理はスプレッドシート。この3か所を突き合わせる作業が、分析そのものより重くなります

5番目が本丸です。日報の分析が続かない最大の理由は、AIの性能ではなく、記録と分析が別々の場所にあることにあります。

7. 比較表：記録と分析を同じ場所に置く手段10種

列は「日報の入力形式が固定されるか／横断集計が自動か／過去との時系列比較ができるか」に絞りました。5〜6章で挙げた詰まりどころに直接対応する列にしています。機能の網羅性では並べません。

料金はすべて2026年8月6日に各公式サイトで確認しました。確認できなかったものは正直にその旨を記載します。

※料金を確認できなかった項目に推測値は入れていません。契約前に各社の公式ページで必ず確認してください。

この表から読み取れる3つの事実

1. 入力形式を固定できる手段は、ほぼすべて「記録の置き場所」を持っています。ChatGPT単体だけが置き場所を持ちません。ここが5章の破綻の根本原因になっています

2. 時系列比較の可否は、AIの性能ではなくデータの保持で決まります。表の「時系列比較」列は、蓄積の有無とほぼ完全に一致します

3. 料金体系は人数課金が主流で、営業人数がそのまま総額に効きます。定額制と人数課金の分岐点は、社内の利用人数によって変わります

移行するなら、どの順番で何を替えるか

いきなりツールを入れ替えると、営業は「入力先が増えた」としか感じません。順番を書きます。

1. 第1週：入力項目だけを固定します。ツールは替えません。今使っているチャットやメールのまま、3章の12項目のうち「日付・担当者・案件名・活動区分・フェーズ・次回アクション・期限」の7項目だけを必須にします

2. 第2〜4週：プロンプト2を毎週回します。「名寄せ要確認」が3週連続で空になれば、書式が定着した合図になります

3. 第5週：置き場所を1か所に決めます。スプレッドシートでもSFAでも構いません。この時点で書式は固定されているので、移行は列を作るだけで済みます

4. 第6週以降：集計を仕組み側に寄せます。件数・時間・金額の数え上げをAIから外します。AIには「この集計表から何が読めるか」だけを聞きます

逆順にやると失敗します。ツールを先に入れて、書式をあとから決めようとすると、最初の1か月分のデータが使い物にならず、その1か月で現場の熱が冷めます。書式が先、道具はあと。この順番は、どのツールを選ぶ場合でも変わりません。

9. ツールでは解決しない部分

9-1. 日報を書く動機

どんなに入力が楽になっても、書いた日報が何にも使われないなら、書く人は手を抜きます。日報の質は、上司がその日報を読んで何かを返したかどうかで決まります。AI要約を導入して上司の読む時間が減った結果、返信も減り、日報の質が落ちるという逆転が実際に起こります。要約で浮いた時間を、返信に使います。この配分を決めるのは人間です。

9-2. 正直に書けるかどうか

失注理由を正直に書ける組織かどうかは、ツールの機能ではありません。L05（競合他社に決定）を書くと詰められる文化なら、日報にはL12（その他）が並びます。分類表を作っても、埋まる中身が変わらなければ分析は成立しません。

9-3. 数字が示した後の判断

「L09（決裁者に届かず）が失注の30%」と分かった後、何をするかはツールの外にあります。決裁者を早期に引き出すトークを作るのか、ターゲット企業の規模を変えるのか、担当者の商談プロセスを変えるのか。分析は選択肢を絞りますが、選ぶのは人です。

9-4. 日報そのものを減らす判断

営業が3人で、毎日全員と会話しているなら、日報は要らない可能性があります。日報の効率化を検討する前に、その日報が必要かどうかを一度疑います。必要ないものを効率化しても、価値は生まれません。

FAQ

Q1. ChatGPTの無料版でも、この6本のプロンプトは使えますか

レイヤー1（プロンプト1・5・6）は無料版で問題なく回ります。レイヤー2（プロンプト2・3・4）は、入力量の制約を受けます。OpenAIは無料プランについて「メッセージ数とアップロード数に上限あり」と公式の料金ページに記載しています（2026年8月6日確認）。週25本の日報を一度に貼ると途中で止まることがあります。その場合は、日報を「必要な項目だけに削ってから貼る」のが現実的な対処になります。3章のテンプレートで項目を絞っておくと、貼る量そのものが減ります。

Q2. 営業日報をChatGPTに入力しても問題ないですか

判断の線引きを3段階で書きます。

1. 顧客の実名・案件金額・商談内容は、自社が管理する営業情報であり、多くの場合は社外秘に当たります。まず自社の情報管理規程を確認します。規程がない場合は、規程を作るのが先です

2. 法人向けプランでは前提が変わります。OpenAIはChatGPT BusinessおよびEnterpriseについて「既定でビジネスデータを学習に使わない」と公式に明記しています（2026年8月6日確認）。個人プランは設定によって挙動が変わるため、公式のデータ管理設定を確認します

3. 顧客企業とNDAを結んでいる場合、第三者サービスへの入力が制限されている可能性があります。契約書の秘密保持条項を読みます

安全側に倒すなら、顧客名を「A社」「B社」に置き換えてから貼る運用も取れます。ただし置換作業が毎回発生し、名寄せの精度も落ちます。最終的な可否判断は、自社の情報管理責任者に確認してください。

Q3. 日報が自由記述のままでも、要約はできますか

要約はできます。集計はできません。レイヤー1なら自由記述でも実用になります。レイヤー2は、案件名と活動区分が揃っていないと成立しません。まず項目4（案件名）と項目5（活動区分）の2つだけを固定するところから始めるのが、最も抵抗の少ない移行になります。12項目を一度に導入すると、現場が入力をやめます。

Q4. AIが出した集計の数字が、手で数えた数と合いません

それが正常な挙動だと考えたほうがいいです。生成AIは数え上げを保証しません。対処は3つあります。第一に、プロンプト2のように「集計対象:〇件 / 読み取れなかった:〇件」を必ず出させます。第二に、プロンプト6で検査します。第三に、そもそも数え上げをAIにやらせません。件数・時間・金額の集計は表計算かシステムに任せ、AIには「この数字から何が読めるか」だけを聞きます。この分担が最も安定します。

Q5. 過去1年分の日報を全部読ませて傾向を出せますか

現実的ではありません。1年分を1回の入力に収めることは難しく、分割すると集計が壊れます。やるなら、先に人間側で集計表を作り、その集計表（数十行の表）をAIに渡します。「日報1年分」を渡すのではなく「月次の集計表12行」を渡します。これならレイヤー3に近いことができます。ただし集計表を作る作業自体は、AIではなく仕組みが担う必要があります。

Q6. 日報をやめて、SFAの入力だけにしてもいいですか

判断基準は「所感が意思決定に使われているか」です。日報の自由記述欄が読まれておらず、案件フェーズと次回アクションしか使われていないなら、日報は廃止してSFAの入力に一本化できます。逆に、所感から拾った顧客の生の言葉が商品改善に使われているなら、日報には固有の価値があります。両方を残すと、営業は同じことを2回書くことになります。これが日報が形骸化する典型的な入口になります。

記録と分析を同じ場所に置きたい場合

この記事のプロンプト6本は、営業が1〜3人で、見たいのが「今週何が起きたか」までなら十分に機能します。足りなくなるのは、前月比を聞かれたときと、貼る作業が毎週の負担になったときです。

営業が3〜10人程度で、日報と案件と次回アクションが別々の場所に散らばっていて、月次の集計を毎回手作業で作っている——この状態に当てはまるなら、取引先・商談・タスクを1か所で管理するドヤ営業管理が候補になります。月9,980円（税込）の統一プランで、ドヤマーケAIの全14サービスを同じ料金で使えます。無料版があるので、まず今週分の日報を入れて、この記事のプロンプト2と同じ集計が手作業なしで出るかを比べてみてください。

先に3章の入力項目を固定するほうが、効果は大きいです。道具を替えても、書式が

揃っていなければ集計は成立しません。